Jste někdy paralyzovaní množstvím úkolů, které máte před sebou? Nevíte, kterým začít a přijde vám, že je nikdy nemůžete stihnout? Nebo prokrastinujete a vyhýbáte se jejich plnění, dokud to jen jde? S time managementem se musíte potýkat ať už jste zaměstnanec, živnostník, student nebo žena v domácnosti. Dnes pro vás máme několik tipů, které vám organizaci času a plánování usnadní.
1. Vše si pište
Nejlepší, co můžete pro svůj time management udělat, je zapisovat si všechny úkoly a vytvořit si osobní harmonogram. Je jedno, jestli ho budete mít v telefonu, počítači, v sešitku s delfíny nebo v krásných kožených deskách. Ale všechno si pište a plánujte.
Vždycky si koncem nebo začátkem týdne na pár minut sedněte a sepište všechny úkoly, které vás příštích 7 dní čekají. Poté si je rozvrhněte do jednotlivých dnů podle toho, jak moc spěchají a jak jsou vyčerpávající. Pokud budete mít každý den vyvážené náročné i nenáročné úkoly, zvládnete vše pravděpodobně lépe, než když si na jeden den naložíte to nejhorší a druhý den se budete flákat. Jistě, že to tak nejde vždy, ale pokuste se.
Pomůže, pokud si zapíšete i přesný čas, který máte na daný úkol vyhrazený. Tak lépe udržíte disciplínu a snáze se do úkolu opravdu pustíte. V osm vyřizujete e-maily, od devíti děláte na projektu AZ, v jedenáct je schůzka s klientem, od půl jedné oběd a tak dále. Toto strategické plánování úkolů vede ke zvýšení produktivity práce, která pro vás znamená více volného času. Což je ta nejcennější komodita.
Díky podrobnému plánu:
1. Nebudete tápat, do čeho se teď máte pustit a okrádat se o zbytečné minuty, ale budete mít jasno v tom, který úkol vás právě čeká. Tím všechnu práci zvládnete dokončit dříve.
2. Lépe udržíte svou vlastní pracovní disciplínu – co je psáno, to je dáno – vaše podvědomí bude psané úkoly brát vážněji.
3. Snáze naplánujete další schůzky a úkoly, které se v průběhu týdne objeví. Hned uvidíte, kde máte časovou skulinu, kterému úkolu se můžete věnovat nebo zjistíte, že už čas nemáte a že je potřeba něco přehodit na jindy nebo úkol delegovat.
4. Se ve vašem harmonogramu zorientují i ostatní. Pokud máte svůj pracovní harmonogram v digitální podobě, můžete ho nasdílet ostatním. Usnadní to sjednání schůzky nebo i přidělování dalších úkolů.
Tip: Hotové úkoly i odškrtávejte. Je to uspokojující. Když se na konci dne podíváte na seznam škrtnutých úkolů, které jste zvládli udělat, budete ze sebe mít dobrý pocit.
2. Neberte si na sebe víc, než zvládnete
Nebojte se delegování práce. Jak jsme říkali, díky přehledu úkolů, které vás čekají, snadno zjistíte, zda nejste přetížení. Když uvidíte, že je toho na vás moc, domluvte si delegování práce na někoho jiného. Možná to pro vás bude těžké, protože máte rádi nad svými věcmi kontrolu. Ale nemá smysl se zahltit a pak se k úkolu nedostat a výstup odevzdat pozdě.
3. Dávejte a požadujte jasná zadání
Jasná zadání ušetří čas na případných opravách v důsledku nedorozumění při předávání úkolu. Pokud jste tím, kdo zadání dává, buďte pečliví a snažte se raději vše popsat naprosto polopaticky. Je dost možné, že vy jste v tématu (zakázce, činnosti) už zběhlí, ale zaměstnanec o tom může slyšet úplně poprvé. Raději tedy všechno řekněte naprosto jasně a poskytněte dotyčnému všechno, co k úkolu potřebuje. Vyhnete se tak zbytečný dotazům i chybám ve výstupu.
Pokud zadání přijímáte, požadujte jednoznačné pokyny a upřesnění všeho, co vám není jasné. Opět jde především o to, abyste se vyvarovali zbytečným chybám.
Vždy ale při time managementu pro jistotu myslete i na čas pro opravu možných chyb. Raději ho do harmonogramu preventivně zahrňte, než abyste zběsile honili každou volnou minutu před finální odevzdávkou.
4. Jak překonat prokrastinaci
Je možné, že vám samotná organizace času a plánování dělá menší problém než jeho dodržování. Proto pamatujte na to, že čím dřív se do úkolů pustíte, tím dřív je budete mít za sebou a nebudete už muset na nic myslet. Jen si vychutnávat volný čas. Když je budete odkládat, neodejdou. Pořád na vás budou čekat a vy na ně myslet.
Pokud vám nepomůže vnitřní motivace volným časem, zkuste se za splněné úkoly odměňovat nebo si naopak něco zakazujte, dokud úkol nesplníte.
5. Nástroje pro time management
V úvodu jsme sice říkali, že si poradíte i s tužkou a papírem (což je to pravda), ale mnohem lépe vám poslouží nějaký digitální nástroj pro time management. V něm můžete úkoly snáze prohazovat, rovnou si k nim psát podrobnější poznámky (klidně celé zadání s doplňujícími soubory), sám vám počítá časové vytížení, do vašeho harmonogramu můžou nahlédnout i kolegové a mnoho dalšího. Zpřehledněte svůj život a dbejte na dobrý time management. Odměnou vám bude více volného času.
